Organizacja konferencji to złożone i często trudne zadanie. Wymaga przede wszystkim odpowiedniego planowania, które uwzględni najdrobniejsze nawet detale. Brak wiedzy na ten temat może prowadzić do chaosu i niezadowolenia uczestników, którzy biorą w niej udział. Na szczęście istnieją sprawdzone metody, które pozwalają krok po kroku stworzyć profesjonalne wydarzenie. W tym artykule pokażemy, jak skutecznie się za to zabrać, niezależnie od jego rodzaju, a tym samym sprawić, by przebiegło bezproblemowo.

Dlaczego odpowiednia organizacja konferencji jest tak ważna?

Odpowiednia organizacja konferencji to podstawa tego, aby osiągnąć zamierzony efekt. Starannie zaplanowane działania pozwalają bowiem uniknąć problemów logistycznych, zwiększają zadowolenie uczestników oraz budują dobrą reputację organizatora. Dzięki nim można:

• Zachować płynność wydarzenia – zapobiec opóźnieniom i zapewnić sprawną realizację wszystkich założeń.
• Uzyskać zadowolenie uczestników – zapewnić im poczucie komfortu i profesjonalizmu.
• Zrealizować cel wydarzenia – skupić się na osiągnięciu zamierzonego efektu, np. wymiany wiedzy czy budowy relacji.
• Efektywnie zarządzać zasobami – minimalizując ryzyko marnotrawienia czasu, pieniędzy i innych zasobów.
• Pozyskać pozytywny wizerunek organizatora – co przekłada się na znacznie łatwiejszą promocję kolejnych wydarzeń, czy nawet całej marki.

Organizacja konferencji w etapach

Proces organizacji konferencji można podzielić na kilka etapów. Od określenia celu i budżetu, przez wybór lokalizacji, aż po promocję i ocenę efektów – każdy z nich ma znaczenie dla sukcesu całego przedsięwzięcia.

Etap 1. Określenie celu i tematu wydarzenia

Każda udana konferencja zaczyna się od zdefiniowania celu. To właśnie on wyznacza kierunek działań i determinuje charakter wydarzenia. Może nim być np.:

• wymiana wiedzy;
• budowanie relacji biznesowych;
• prezentacja nowych osiągnięć;
• szkolenie.

Poza celem nie można zapominać również o jasnym określeniu grupy docelowej. Wiedza o tym, kim są potencjalni uczestnicy, pomoże w dostosowaniu przekazu i formy wydarzenia. Inaczej bowiem będzie wyglądać program dla naukowców, a inaczej dla pracowników jednej firmy, którzy się znają.

Na podstawie celu i grupy docelowej można określić temat wydarzenia, który będzie interesujący i aktualny dla odbiorców. Dla przykładu, podczas konferencji medycznej warto uwzględnić najnowsze odkrycia lub kontrowersje w danej dziedzinie. Skoncentrowanie się na konkretnym zagadnieniu sprawia, że wydarzenie staje się bardziej wartościowe i atrakcyjne dla uczestników.

Etap 2. Budżet i finansowanie

Starannie zaplanowany kosztorys to kolejny warunek udanego wydarzenia. Pozwala kontrolować wydatki i unikać tych nieprzewidzianych. Aby efektywnie zarządzać budżetem konferencji, należy przede wszystkim sporządzić szczegółową listę. Powinna ona uwzględniać wszystkie potencjalne wydatki, takie jak:

• wynajem sali;
• catering;
• honoraria prelegentów;
• materiały promocyjne;
• ewentualne koszty nieprzewidziane.

Kolejnym etapem będzie określenie źródeł finansowania. Poza własnymi środkami można rozważyć pozyskanie sponsorów, partnerów czy dotacji. Taka współpraca może bowiem przynieść korzyści obu stronom. Warto przy tym:

• Odpowiednio identyfikować potencjalnych sponsorów – czyli wybierać firmy, których profil działalności jest zbieżny z tematyką konferencji. Dzięki temu współpraca będzie bardziej naturalna i korzystna dla obu stron.
• Przygotować atrakcyjną ofertę sponsorską – należy jasno przedstawić korzyści płynące ze współpracy. Może to być np. promocja marki sponsora podczas wydarzenia, umieszczenie logo na materiałach konferencyjnych czy możliwość wystąpienia.
• Nawiązać kontakt i negocjować warunki – po wyborze należy jasno przedstawić swoją propozycję, podkreślając przy tym wartość dodaną dla sponsora. Należy przy tym pamiętać o wskazaniu w ofercie gotowości jej dostosowania do potrzeb partnera.

Po określeniu i pozyskaniu funduszy niezwykle istotne jest to, aby na bieżąco monitorować wydatki. Pozwala to na szybkie reagowanie w przypadku zbliżania się do wcześniejszych przewidywań. Dzięki temu można również uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Etap 3. Planowanie i harmonogram

Szczegółowy plan i harmonogram sprawiają, że faza przygotowań przebiega płynnie, a samo wydarzenie realizowane jest zgodnie z założeniami. Najważniejsze elementy na tym etapie obejmują ustalenie:

• Terminu konferencji – z uwzględnieniem sezonowości branży oraz dostępności najważniejszych uczestników, czy prelegentów.
• Czasu trwania wydarzenia – należy przy tym wziąć pod uwagę zakres tematów, które mają zostać poruszone na wydarzeniu.
• Sekwencji działań organizacyjnych – która obejmuje rezerwacje, marketing, przygotowanie materiałów i kontakt z uczestnikami.
• Punktów programu konferencji – warto tutaj mieć na uwadze m.in. poruszany temat, czy przerwy podczas wydarzenia.

Dla wydarzenia jednodniowego wystarczy skoncentrować się na ułożeniu agendy zawierającej wystąpienia, przerwy, czy panele dyskusyjne. Natomiast przy kilkudniowej konferencji warto uwzględnić dodatkowe elementy. Mogą to być np. kolacje integracyjne, warsztaty tematyczne czy wieczory networkingowe, które wzbogacą doświadczenia uczestników.

Etap 4. Wybór lokalizacji i infrastruktury

Odpowiednia lokalizacja konferencji ma również ogromne znaczenie dla sukcesu wydarzenia. Miejsce powinno spełniać wszystkie potrzeby organizatorów, jak i uczestników. Warto zwrócić tutaj uwagę na takie elementy jak:

• Lokalizacja – dogodna, z łatwym dostępem do transportu publicznego i bazy noclegowej jest szczególnie istotna dla uczestników spoza danego regionu.
• Wyposażenie sali konferencyjnej – to m.in. dostęp do światła dziennego zwiększający komfort pracy, możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji, klimatyzacja, czy nowoczesny sprzęt audiowizualny.
• Szybki i niezawodny internet – zarówno przewodowy, jak i bezprzewodowy, to niezbędny element do transmisji na żywo lub konferencji hybrydowych.
• Elastyczność przestrzeni – możliwość dostosowania układu sali do charakteru wydarzenia.
• Opcja cateringu – dostępność posiłków i przerw kawowych na miejscu, zdecydowanie zwiększa wygodę uczestników i organizatorów.
• Przestrzeń dodatkowa – możliwość wykorzystania stref networkingowych, rejestracyjnych czy wystawienniczych.

Serdecznie zapraszamy Państwa do zapoznania się z naszą ofertą wynajmu sal konferencyjnych w Sopocie. Korzystając z naszych usług, mogą Państwo liczyć na pomoc w organizacji wydarzenia tak, aby wszystko przebiegło bezproblemowo.

Etap 5. Rejestracja i obsługa uczestników

Żadna konferencja nie odbędzie się bez uczestników. Ich rejestracja to zatem kolejny etap organizacji tego wydarzenia. W jej trakcie należy pamiętać, o tym, aby cały proces był przede wszystkim prosty. Najlepszym rozwiązaniem zazwyczaj jest wykorzystanie formularza online. Pozwala on na zbieranie niezbędnych danych, takich jak imię, nazwisko, preferencje co do posiłków czy wybór sesji tematycznych. Po jego wysłaniu warto, aby uczestnik otrzymał dodatkowo potwierdzenie e-mail z informacjami o wydarzeniu oraz przypomnienia w odpowiednich odstępach czasowych.

Należy zadbać również o to, by każdy uczestnik otrzymał materiały informacyjne. Może to być np. program konferencji, lista prelegentów lub mapki z lokalizacją wydarzenia, czy poszczególnych stref na nim. Przydatnym rozwiązaniem jest także punkt informacyjny na miejscu wydarzenia, gdzie uczestnicy mogą zgłaszać ewentualne problemy czy zadawać pytania. Może on być jednocześnie miejscem, które wydaje identyfikatory w dniu wydarzenia.

Etap 6. Marketing i promocja wydarzenia

Promocja konferencji również odgrywa ważną rolę podczas jej organizacji. Dzięki niej wydarzeniem zainteresuje się zdecydowanie więcej osób. Do najskuteczniejszych kanałów marketingu należą:

• media społecznościowe (Facebook, LinkedIn, Twitter);
• strona internetowa wydarzenia;
• newslettery i e-mail marketing;
• reklamy internetowe (Google Ads, social media ads);
• publikacje branżowe i portale tematyczne;
• bezpośredni kontakt z grupą docelową (telefony, zaproszenia).

Odpowiednie wykorzystanie tych źródeł jest szczególnie istotne podczas organizacji pierwszych edycji poszczególnych wydarzeń. W miarę wzrostu rozpoznawalności brandu działania marketingowe będą coraz mniej konieczne.

Etap 7. Przebieg wydarzenia

Dzień konferencji to moment kulminacyjny wszystkich przygotowań. Aby wydarzenie przebiegło zgodnie z planem, ważna jest przede wszystkim bieżąca koordynacja działań. Należy zadbać o punktualne rozpoczęcie poszczególnych sesji i wystąpień, a także o płynne przejścia między nimi. Warto jednak brać pod uwagę fakt, że niekiedy może pojawić się kilkunasto-, a nawet kilkudziesięciominutowa różnica w harmonogramie. Zazwyczaj jednak nie będzie stanowiła dużego problemu. Jest bowiem często efektem zainteresowania uczestników danym tematem i przedłużenia się sekcji Q&A. Niekiedy jednak może wynikać z problemów technicznych. Dlatego też niezwykle ważną kwestią jest wybór odpowiedniej sali konferencyjnej. Można na niej liczyć na pomoc obsługi technicznej, która pomoże szybko je rozwiązywać.

Ważną kwestią jest również zapewnienie odpowiedniej liczby osób do obsługi uczestników. Pomogą one na bieżąco reagować na ich potrzeby i udzielać niezbędnych informacji na temat np. ewentualnego cateringu, czy lokalizacji przestrzeni do networkingu.

Etap 8. Ocena i wnioski

Po zakończeniu konferencji warto zebrać opinie uczestników i prelegentów, by ocenić, co się udało, a co wymaga poprawy na przyszłość. Prostym i skutecznym na to sposobem mogą być ankiety online. Pozwalają one na uzyskanie informacji o programie, obsłudze czy lokalizacji. Najlepiej wysłać je krótko po wydarzeniu, gdy wrażenia są jeszcze świeże. Na ich podstawie można sporządzić raport podsumowujący. Powinien on uwzględniać zrealizowane cele, frekwencję oraz wykorzystanie budżetu. Taki dokument pomaga w organizacji kolejnych wydarzeń, jak i buduje zaufanie wśród sponsorów i partnerów.

Czym różni się organizacja konferencji naukowej od biznesowej?

Konferencja naukowa od biznesowej różni się przede wszystkim celem i oczekiwaniami uczestników. Te pierwsze skupiają się na wymianie wiedzy, prezentacji swoich badań i ich wyników. Z kolei biznesowe mają na celu budowanie relacji, nawiązywanie współpracy i promowanie produktów lub usług. W przypadku organizacji tych drugich niezwykle istotny będzie zatem wybór odpowiedniej lokalizacji. Powinna ona oferować strefy networkingowe, czy możliwość organizacji kolacji integracyjnych. Bez wątpienia dużą różnicą podczas organizacji będzie również sposób rekrutacji uczestników. W przypadku konferencji naukowych ich profil jest jasno określony. Promocja zatem często będzie organizowana za pośrednictwem maili lub bezpośredniego kontaktu.

Ze względu na oba te fakty można wyciągnąć wniosek, że konferencja biznesowa będzie miała nieco luźniejszy charakter od wydarzeń naukowych. Tym samym jej przygotowanie powinno być po prostu łatwiejsze.

Podsumowanie

Organizacja konferencji wymaga przede wszystkim przemyślanego planowania i konsekwentnej realizacji tych planów. Najważniejsze etapy to m.in. zdefiniowanie celu, ustalenie i pozyskanie budżetu, wybór lokalizacji, promocja, czy rejestracja uczestników. Dobrze zaplanowane wydarzenie, to klucz do osiągnięcia założonych efektów i pozostawienia pozytywnego wrażenia na wszystkich gościach. Jeżeli cały proces wydaje się zbyt skomplikowany, warto skorzystać z usług profesjonalistów. Wybierając odpowiednie sale konferencyjne, można liczyć na pełne wsparcie nie tylko w dniu wydarzenia, ale również na długo przed nim.