Sympozja i konferencje to wydarzenia, które odgrywają ważną rolę w świecie nauki, biznesu oraz edukacji. Bardzo często te dwa pojęcia są mylone ze sobą i stosowane zamiennie, jednak w rzeczywistości różnią się od siebie pod kilkoma względami m.in. charakteru i formy wydarzenia czy liczby uczestników. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest sympozjum, jakie są jego cechy szczególne, które odróżniają go od konferencji, oraz jakie są jego rodzaje. Ponadto podpowiemy, gdzie najlepiej je zorganizować oraz na co zwrócić uwagę podczas planowania takiego wydarzenia.

Co to jest sympozjum?

Sympozjum to sformalizowane spotkanie specjalistów w danej dziedzinie poświęcone ściśle określonej i wąskiej tematyce. Jego celem jest pogłębiona analiza problemu oraz wymiana wiedzy i opinii połączonych z prezentacją wyników badań lub nowych koncepcji. Ma zazwyczaj kameralny charakter, który ma sprzyjać aktywnemu udziałowi w nim. Jego struktura obejmuje wystąpienia, debaty oraz inne formy merytorycznej wymiany poglądów.

Czym różni się konferencja od sympozjum?

Konferencja oraz sympozjum to formy spotkań specjalistów, których celem jest omówienie zagadnień z danej dziedziny. Choć oba wydarzenia opierają się na wymianie wiedzy i doświadczeń, różnią się od siebie pod kilkoma względami. Są to m.in.:

Rodzaje sympozjów

W zależności od branży sympozja mogą różnić się od siebie. Na tej podstawie wyróżniane są następujące ich rodzaje:

• Naukowe — gromadzą ekspertów z jednej dziedziny, którzy skupiają się na jednym zagadnieniu badawczym. Zazwyczaj obejmuje krótkie prezentacje oraz dyskusję.
• Biznesowe — mają bardziej otwarty charakter. Zazwyczaj skierowane są do menedżerów, właścicieli firm oraz kadry zarządzającej, dzięki czemu pozwalają na analizę konkretnych problemów biznesowych i poszukiwanie ich rozwiązań.
• Branżowe — ich zakres tematyczny obejmuje jedną gałąź przemysłu (np. farmację, IT czy prawo), przez co te spotkania są bardzo merytoryczne.
• Edukacyjne — ich grupą docelową są studenci, doktoranci oraz młodzi naukowcy. Mają charakter otwarty i sprzyjają zdobywaniu nowych umiejętności oraz zawieraniu profesjonalnych znajomości.
• Integracyjne — łączą elementy merytoryczne z networkingiem, zazwyczaj wykorzystywane są w biznesie czy administracji publicznej.

Jeśli planują Państwo organizację sympozjum, zapraszamy do zapoznania się z ofertą naszej sali konferencyjnej w Sopocie. To miejsce, w którym znakomita lokalizacja łączy się z profesjonalnym zapleczem biznesowym i kompleksową obsługą.

Gdzie zorganizować sympozjum?

Idealnym miejscem na sympozjum są nowoczesne obiekty biznesowe i hotele konferencyjne. Wybierając je, należy zwrócić uwagę na takie elementy jak:

• Lokalizacja – obiekt powinien być łatwo dostępny zarówno z wykorzystaniem transportu publicznego, jak i samochodu.
• Parking – powinien zapewniać wystarczającą liczbę miejsc dla uczestników i obsługi.
• Sale konferencyjne – potrzebne są pomieszczenia różnej wielkości, z możliwością elastycznej aranżacji (układ kinowy, szkolny, podkowa). Powinny być również ergonomiczne, dobrze oświetlone i zapewniać wygodne warunki do pracy i dyskusji.
• Zaplecze techniczne – niezbędne są projektory, ekrany, mikrofony, nagłośnienie, stabilne Wi-Fi oraz wsparcie techniczne.
• Gastronomia i nocleg – obiekt powinien oferować przerwy kawowe, posiłki i możliwość zakwaterowania uczestników lub bliską bazę noclegową.
• Strefy integracyjne – poza salą ważne są m.in. przestrzenie do networkingu, relaksu i nieformalnych rozmów.
• Obsługa i logistyka – konieczne jest profesjonalne wsparcie organizacyjne i techniczne.

O czym jeszcze pamiętać organizując to wydarzenie?

Wybór odpowiedniego obiektu to nie jedyne wyzwanie, jakie stoi przed organizatorami. Przede wszystkim niezwykle istotne jest to, aby odpowiednio wcześnie przygotować i wysłać zaproszenia zawierające informacje o tematyce oraz planie spotkania. W tym kontekście warto też zorganizować system rejestracji i potwierdzania obecności uczestników.

Kolejnym etapem jest przygotowanie programu sympozjum obejmującego kolejność wystąpień, czas na dyskusje oraz przerwy. Istotnym elementem są też materiały dla uczestników, takie jak broszury, programy, identyfikatory czy pakiety powitalne. Po ustaleniu harmonogramu warto też opracować regulamin wydarzenia, który jasno określi zasady uczestnictwa, kwestie organizacyjne i zasady bezpieczeństwa.

Podczas samego wydarzenia niezwykle istotna będzie też sprawna obsługa techniczna, która zapewni wsparcie przy prezentacjach, nagłośnieniu i sprzęcie multimedialnym. O nią warto zapytać wcześniej, już podczas rezerwacji obiektu.

Podsumowanie

Sympozjum to kameralne spotkanie specjalistów, które ma zacieśniony zakres tematyczny, podczas gdy konferencja obejmuje szerszy zakres zagadnień i gromadzi większą liczbę uczestników. Organizując to wydarzenie, należy zwrócić uwagę na wybór odpowiedniego obiektu. Powinien on zapewniać profesjonalnie wyposażone sale oraz oferować wsparcie techniczne i logistyczne. Dla organizatora istotne będzie również zadbanie o zaproszenia, kwestie rejestracji, czy przygotowanie programu i materiałów.