Prowadzenie szkoleń to popularna forma zarabiania pieniędzy. W związku z tym wiele osób zastanawia się, czy trzeba mieć odpowiednie dokumenty, certyfikaty lub uprawnienia, aby rozpocząć taką działalność. Ten wpis rozwiewa te wątpliwości i wyjaśnia, co jest potrzebne, aby legalnie i profesjonalnie prowadzić szkolenia. Jak się do tego zabrać? O czym pamiętać, aby móc prowadzić szkolenia w zgodzie z obowiązującym prawem?

Wymagania prawne do prowadzenia szkoleń

Wymagania prawne dotyczące prowadzenia szkoleń różnią się w zależności od tematyki i branży. Chcąc jednak robić to stale i zarobkowo, konieczne należy zarejestrować działalność gospodarczą pod odpowiednim kodem PKD – najczęściej 85.59.B (Pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane). W większości przypadków nie są narzucane też żadne obowiązki posiadania formalnych kwalifikacji pedagogicznych, czy certyfikatów. Wyjątek stanowią tu szkolenia, po których uczestnicy otrzymują dokumenty państwowe kontrolowane np. przez inspekcję pracy. Są to m.in. szkolenia:

• BHP – zakres obowiązków dla szkoleniowców reguluje tutaj Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP.
• Branżowe – zależnie od branży, szkoleniowcy powinni posiadać m.in. kursy pedagogiczne, czy odpowiednie klasyfikacje zawodowe potwierdzone dyplomem, np. mistrzowskim.
• Z obsługi pojazdów lub maszyn – zależnie od pojazdu może wymagać od szkoleniowca kursów pedagogicznych, zdanego egzaminu instruktora, czy dokumentów potwierdzających kwalifikacje do obsługi danego pojazdu.

W przypadku szkoleń miękkich, technicznych, biznesowych czy informatycznych nie obowiązują żadne przepisy narzucające konkretne kwalifikacje. W praktyce oznacza to, że każda osoba fizyczna lub firma może legalnie prowadzić takie szkolenia.

Jak zdobyć uprawnienia do organizacji szkoleń?

Zdobycie uprawnień do prowadzenia szkoleń, które tego wymagają, zależy od ich rodzaju. W przypadku kursów UDT (np. wózki widłowe, dźwigi) lub nauki jazdy, szkoleniowiec powinien zdobyć własne uprawnienia do obsługi pojazdu, a następnie ukończyć kurs instruktorów. Ci drudzy powinni również zdobyć wymagane orzeczenia lekarskie i psychologiczne oraz zaświadczenie o niekaralności. Całość kończy egzamin.

Instruktor szkoleń branżowych (np. kursów czeladniczych, przygotowujących do egzaminów mistrzowskich) musi ukończyć pedagogiczny kurs dla instruktorów praktycznej nauki zawodu, a także posiadać kwalifikacje zawodowe – np. tytuł mistrza, dyplom zawodowy i odpowiedni staż pracy (co najmniej 3–6 lat zależnie od wykształcenia i zawodu). Szkoleniowiec BHP, według ustawy musi posiadać wystarczający zasób wiedzy z zakresu BHP – np. wykształcenie kierunkowe (technik BHP, studia podyplomowe).

Czym jest RIS i jakie ma znaczenie?

Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) to baza firm i organizacji, które prowadzą szkolenia i chcą świadczyć usługi na rzecz osób bezrobotnych oraz kooperować z urzędami pracy. Wpis do RIS nie jest obligatoryjny. Niemniej jednak przynosi korzyści. Umożliwia bowiem udział w przetargach publicznych, realizowanie projektów unijnych i prowadzenie szkoleń finansowanych z Funduszu Pracy. Dla wielu klientów wpis do RIS jest gwarantem tego, że firma działa legalnie i jest zweryfikowana przez urząd.

Wymogi i dokumenty do wniosku o wpis do RIS

Aby zarejestrować się w Rejestrze Instytucji Szkoleniowych, musisz złożyć wniosek w Wojewódzkim Urzędzie Pracy. Proces jest darmowy i odbywa się internetowo przez portal praca.gov.pl. Wniosek rozpatrywany jest w ciągu nie więcej niż dwóch tygodni. Rejestracja jest możliwa wyłącznie dla aktywnych przedsiębiorców realizujących działalność szkoleniową lub zamierzających ją prowadzić. Do złożenia wniosku niezbędne są:

• Zaświadczenie o wpisie do CEIDG lub KRS – dokument potwierdzający legalne prowadzenie działalności gospodarczej.
• Numer REGON i NIP – dane identyfikacyjne firmy potrzebne do zarejestrowania instytucji w systemie publicznym.
• Oświadczenie o prowadzeniu kształcenia ustawicznego – musi być podpisane przez właściciela lub osobę upoważnioną. Potwierdza, że firma realizuje działania szkoleniowe.
• Dokumentacja kadry prowadzącej szkolenia – w przypadku, gdy szkolenia są specjalistyczne lub regulowane, trzeba wykazać kwalifikacje prowadzących.
• Opis oferowanych szkoleń – ogólna tematyka i specyfika prowadzonych kursów.

Wymagania edukacyjne i kwalifikacje zawodowe

Pomimo że samodzielne prowadzenie szkoleń w wielu przypadkach nie wymaga zdobycia uprawnień, to i tak osoby planujące taką działalność powinny zadbać o swoją wiarygodność. Przykładem mogą być ukończone studia wyższe, które zwiększają zaufanie uczestników. Dodatkowe kursy i szkolenia potwierdzają zaś wiedzę w określonej dziedzinie. Klienci często zwracają uwagę na kwalifikacje szkoleniowców. Jest to ważne zwłaszcza w branżach specjalistycznych, gdzie rzetelność przekazywanych informacji determinuje to, czy szkolenie na coś się przyda.

Kurs instruktorski i certyfikat trenerski

Certyfikat trenerski nie jest obowiązkowy w większości przypadków, lecz często warto go posiadać. Stanowi on dowód na ukończenie profesjonalnego szkolenia z zakresu metodyki nauczania. Daje też ogromną przewagę konkurencyjną na rynku, dzięki czemu łatwiej pozyskać zainteresowanych szkoleniem. Typowy kurs trenerski trwa przeważnie od 60 do maksymalnie 150 godzin. Obejmuje on zarówno zagadnienia teoretyczne, jak i praktyczne. Szkolenie kończy się wydaniem certyfikatu wewnętrznego lub zaświadczenia na podstawie rozporządzenia MEN.

Uczestnik kursu musi zazwyczaj przygotować autorski program szkolenia, przeprowadzić fragment zajęć z grupą oraz zdać sprawdzian z wiedzy z zakresu metodyki nauczania. Wymagana jest obecność na określonym procencie zajęć. Dokument ten potwierdza znajomość technik pracy z grupą, planowania szkoleń i rozwiązywania trudności uczestników.

Doświadczenie zawodowe i dziedzina prowadzenia szkoleń

W branży szkoleniowej doświadczenie zawodowe ma znaczenie. Klienci oczekują praktycznej wiedzy popartej realnymi przykładami. Szkoleniowiec, który przez długi czas pracował w konkretnej branży, jest w stanie przekazać uczestnikom najważniejsze procedury, narzędzia i strategie działania. Wybierając kierunek, w którym chcesz prowadzić szkolenia, warto brać to zatem pod uwagę. Przykładowe dziedziny, w których ma to szczególne znaczenie:

• Budownictwo – znajomość technologii, materiałów, organizacji robót, praktyki budowlanej.
• Finanse i księgowość – praktyka w prowadzeniu rozliczeń, znajomość prawa podatkowego, systemów ERP.
• Sprzedaż i negocjacje – doświadczenie w pracy handlowej, prowadzeniu spotkań, budowaniu relacji z klientem.
• IT i nowe technologie – praktyczne projekty, znajomość systemów, frameworków, języków programowania itd.
• Marketing i e-commerce – prowadzenie kampanii, optymalizacja konwersji, analityka internetowa.
• Gastronomia i hotelarstwo – praca operacyjna w kuchni, obsługa gości, zarządzanie lokalem.
• Zarządzanie i rozwój osobisty – praktyka menedżerska, budowanie zespołów, prowadzenie projektów.

Umiejętności prowadzenia szkoleń i kompetencje interpersonalne

Prowadzenie szkoleń to coś więcej niż sama wiedza merytoryczna i suche fakty. Aby prowadzenie własnych szkoleń przynosiło dobre efekty, obowiązkiem jest umiejętność pracy z grupą. Osoba prowadząca kurs musi umieć zaangażować uczestników, utrzymać ich koncentrację, a także dostosować przekaz do poziomu grupy. Kompetencje potrzebne w pracy szkoleniowca to również:

• Umiejętność prowadzenia zajęć interaktywnych – stosowanie aktywnych metod nauczania jest niezbędne. W obecnych czasach fundamentem są praca w grupach, burza mózgów czy symulacje.
• Zdolność adaptacji do różnych grup – każdy zespół ma inne atuty. Oznacza to, że trener musi umieć dopasować styl komunikacji i tempo pracy do poziomu wiedzy czy wieku uczestników.
• Kompetencje komunikacyjne – klarowne formułowanie myśli, spokojne wyjaśnianie pojęć i aktywne odpowiadanie na pytania to podstawa efektywnego nauczania.
• Radzenie sobie z niełatwymi sytuacjami – umiejętność zarządzania konfliktami, opanowania emocji i neutralizowania oporu w grupie pozwala zachować autorytet trenera.

Organizacja i miejsca prowadzenia szkoleń

Organizacja pierwszego szkolenia wymaga dobrego przygotowania merytorycznego i technicznego. Kluczowe jest dostosowanie miejsca do liczby uczestników i specyfiki zajęć. Trzeba uwzględnić dostępność sprzętu, akustykę sali, zaplecze sanitarne czy potrzeby uczestników. Warto zadbać o wcześniejsze potwierdzenia obecności oraz warunki płatności. Dzięki temu cele szkolenia powinny zostać zrealizowane.

Poszukujesz sprawdzonego miejsca na przeprowadzenie swojego pierwszego szkolenia? Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą sali konferencyjnej w Sopocie. W ramach naszych usług zapewniamy przestrzeń wyposażoną w profesjonalne rozwiązania i kompleksową pomoc na każdym etapie wydarzenia.

Prowadzenie i rozwój działalności szkoleniowej

Rozpoczęcie działalności szkoleniowej wymaga znajomości aspektów formalnych. Warto już na początku określić model biznesowy. W tym celu trzeba zastanowić się, czy szkolenia będą oferowane firmom, osobom indywidualnym czy we współpracy z instytucjami publicznymi. Działania marketingowe dla każdej z tych grup będą zupełnie inne. Główne elementy, na które trzeba zwrócić uwagę przed rozpoczęciem świadczenia usług szkoleniowych, to również:

• Forma prawna działalności – w większości przypadków odpowiednia będzie jednoosobowa działalność gospodarcza. W przypadku większych projektów możliwe jest utworzenie spółki cywilnej lub z o.o.
• Podatki i rozliczenia z fiskusem – działalność szkoleniowa może być objęta zwolnieniem z VAT, o ile dotyczy kształcenia ustawicznego i spełnia warunki określone w przepisach. Nie zawsze jednak warto z tego zwolnienia korzystać, zwłaszcza przy współpracy z firmami.
• Fakturowanie i ewidencja – niezbędne jest wystawianie dokumentów sprzedaży zgodnie z przepisami oraz prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów.
• Rozwijanie portfolio usług – aby się rozwiać, warto budować ofertę wokół tematów, które przynoszą największe zainteresowanie. Poszerzanie kompetencji i zdobywanie nowych certyfikatów znacząco zwiększa możliwości rynkowe i otwiera nowe perspektywy.

Monitoring i ewaluacja jakości szkoleń

Ocena skuteczności szkoleń to filar profesjonalnej działalności trenerskiej. Pozwala ona na utrzymanie konkurencyjności i budowanie zaufania wśród klientów. Monitoring musi obejmować analizę potrzeb uczestników przed szkoleniem, ocenę przebiegu zajęć oraz efekty wdrożenia zdobytej wiedzy. Popularne narzędzia i działania ewaluacyjne to:

• Ankiety oceny po szkoleniu – krótkie formularze z pytaniami zamkniętymi i otwartymi pozwalają zebrać informacje o poziomie zadowolenia i pracy trenera.
• Wywiady indywidualne z uczestnikami – polecane zwłaszcza przy małych grupach. Pozwalają uzyskać dokładny feedback, który niełatwo wychwycić w klasycznych ankietach.
• Testy przed i po szkoleniu – porównanie wyników pozwala zmierzyć faktyczny przyrost wiedzy i nabytych umiejętności.
• Badania wdrożenia wiedzy – przeprowadzane są one po kilku tygodniach od szkolenia. Dzięki nim można dowiedzieć się, czy materiały szkoleniowe zadziałały.

Czy to się opłaca? Kalkulacja i korzyści finansowe

Szkolenia mogą być źródłem całkiem wysokiego dochodu, lecz tylko wtedy, gdy działalność jest starannie zaplanowana. Stawki godzinowe dla doświadczonych trenerów wahają się od 150 do nawet 500 zł za godzinę. Przy samodzielnym organizowaniu szkoleń ostateczny dochód zależy od liczby uczestników, kosztów wynajmu sali i materiałów dydaktycznych.

Najbardziej opłacalne są tematy niszowe lub specjalistyczne, gdzie konkurencja jest bardzo mała. Aby zmaksymalizować zarobki, warto rozważyć wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych. Takie działanie umożliwia świadczenie usług dofinansowywanych ze środków publicznych.

Podsumowanie

Prowadzenie szkoleń to działalność wymagająca sporej wiedzy merytorycznej i umiejętności organizacyjnych czy interpersonalnych. Aby osiągnąć sukces w branży, trzeba zadbać o wysoką jakość usług, zgodność z wymaganiami formalnymi i stały rozwój kompetencji. W wielu przypadkach nie trzeba zdobywać specjalnych uprawnień, dzięki czemu łatwo rozpocząć nową działalność.